On recrute : Un.e agent.e d'accueil et administratif - Maison de l'emploi de Pantin
Le poste en bref
Le poste en détail
Au cœur du Grand Paris, Est Ensemble, groupement de 9 villes de 440 000 habitants, 1 300 agents, exerçant 10 compétences de service public, recrute pour sa Direction de Emploi et de l’Economie.
La feuille de route de notre Direction s’articule autour de 3 objectifs stratégiques : agir pour l’emploi des plus fragiles, en particulier les jeunes ; construire une relation aux entreprises du territoire qui favorise leur développement et leur ancrage local ; favoriser la transition écologique du tissu productif.
Rejoignez notre équipe au service de cette ambition forte !
Au sein de l’Unité Territoriale Pantin / Bobigny / Les Lilas / Le Pré Saint-Gervais, vous avez pour principales missions d’assurer l’accueil dans 2 équipements de proximité, qui proposent chacun des solutions aux publics du territoire en situation d’insertion professionnelle et sociale : la Maison de l’Emploi à Pantin (aide à l’orientation, à la recherche de formation ou d’emploi et à l’insertion sociale) et la Maison de la justice et du droit à Pantin (conseils et aide juridique pour garantir à tous un accès aux droits sur différentes thématiques : famille, logement, droit des étrangers etc.).
Vous assurez également le soutien administratif et logistique à l’activité de ces équipements.
Le poste est localisé à la Maison de l’emploi de Pantin, 7-9 rue de la Liberté à Pantin.
Missions :
- Accueillir, informer, renseigner et orienter le public des 2 équipements de l’Unité Territoriale, en fonction des besoins
- Accueil et renseignement du public sur place ou par téléphone : identifier et gérer la demande et son degré d’urgence, filtrer et orienter
- Gérer les prises de RDV des permanences des différents intervenants
- Gérer l'affichage des espaces d'accueil et sas d'entrée : mise à jour, affichage et classement
- Effectuer une veille sur les différents dispositifs des partenaires internes (mission locale, agence locale d’insertion, plan local insertion et emploi) et externes de l’Unité Territoriale (bibliothèque, Mairie, MJD, Pôle RSA, Mission Locale, Inser’eco…)
- Aller chercher l'information pour la transmettre aux publics et se déplacer chez des partenaires pour connaitre leur offre de service
- Proposer un premier niveau de médiation aux publics en les accompagnants dans les espaces d’accueil des équipements de l’Unité Territoriale et leur donner un 1er niveau d’information
- Assurer le lien avec les partenaires (services municipaux, services sociaux, permanences d’accès au droit ne relevant pas de la compétence d’Est Ensemble) et avec les responsables de l’Unité Territoriale
Gestion de l’action collective et évènementielle
- Réceptionner et redistribuer le courrier et les livraisons
- Gérer la téléphonie avec les services internes à la MDE
- Tenir à jour les statistiques de fréquentation (accueil, évènementiels) et faire le reporting sur les tableaux de bord
- Gérer le stock de fournitures (administratives et informatiques) liées à l'accueil (imprimantes et photocopieuses, …) et faire remonter les besoins, en lien avec la responsable administrative et logistique
- Assister le responsable administratif et logistique dans la gestion d’organisation de réunions (lieux ressources, CODIR, …)
- Participer à l'organisation des évènements
Suivi de la logistique en lien avec les fonctions ressources
- Organiser le suivi des prestataires intervenant à l’Unité Territoriale
- Préparer les commande UGAP
- Appuyer la responsable administratif et logistique dans le suivi des demandes (logistique, gestion bâtimentaire, informatique...)
- Exceptionnellement des heures pourront être demandées par le N+1 en dehors du cycle de travail au vu de pic d’activité. Présence souhaitée lors des événementiels (soir ou week-end)
- Ces heures seront récupérées
- Travail sur écran
Vous
Techniques de l'accueil :
- Avoir une bonne maîtrise de l'expression orale
- Orienter le public ayant un rendez-vous
- Favoriser l’expression de la demande et identifier sa nature
- S’exprimer clairement et reformuler les demandes
- S’adapter aux publics de cultures différentes ne parlant pas ou peu français ; réagir avec pertinence aux situations d’urgence
- Donner une bonne image de la structure par sa tenue, son expression et sa présentation
- Discrétion, respect de la confidentialité et secret professionnel
- Accueillir le public avec amabilité, patience et diplomatie
- Savoir gérer avec calme et professionnalisme les situations d’accueil délicates sans renoncer à l’application des règles de l’Unité Territoriale)
- Connaissances générales sur les caractéristiques du public accueilli
- Connaissances générales sur les différents partenaires (emploi, juridique…)
- Règles de base en orthographe et grammaire
- Bonne connaissance des activités de la direction
- Savoir identifier et appliquer les procédures administratives
- Techniques d’archivage
- Connaissance des règles de sécurité incendie
- Utilisation de l’outil informatique, d’internet et des logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook)
- Appliquer les procédures de réception et de transmission des demandes d'information
- Savoir organiser la diffusion de l’information par voie d’affichage
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Permis B apprécié
- Anglais courant niveau débutant souhaité
- Capacités de travail en équipe
- Ponctualité et respect des horaires d’ouverture
Nous
Nous sommes un établissement public territorial qui regroupe 9 villes de l'est parisien (liste). Nous pensons et mettons en œuvre des politiques publiques concrètes et utiles, au service de la justice sociale et de la transition écologique.
Pour qui ? Pour les 440 000 habitantes et habitants du territoire et ses usagers
Concrètement : emploi, insertion, environnement, collecte des déchets, équipements sportifs (11 piscines) et culturels (13 bibliothèques, 6 cinémas, 9 conservatoires), aménagement du territoire, mobilités, renouvellement urbain...
Nous employons aujourd'hui 1 500 agentes et agents.
La Direction de l’emploi et de l’économie (49 agents), porte et anime au niveau intercommunal les politiques publiques d'emploi en direction des publics prioritaires, d'accompagnement et d'ancrage local des entreprises, de développement d'un immobilier économique adapté aux besoins des entreprises et du territoire. Elle est organisée en 3 pôles (droit à l’emploi, immobilier économique, économie et relation entreprises) et de trois unités territoriales qui portent à l'échelle des villes l'action de la direction.
Pourquoi nous rejoindre ?
- Une politique active d'accompagnement des parcours professionnels : école interne de la formation, aide à la préparation des concours, parcours interne des encadrant.es d’Est Ensemble
- Une participation employeur à la mutuelle et à la prévoyance
- Un accès aux prestations du CNAS (comité national d'action sociale)
- Du télétravail possible selon les postes
- Un restaurant administratif collectif aux tarifs avantageux
- Une excellente accessibilité (proximité du métro notamment) et une prise en charge à hauteur de 75% des abonnements de transport en commun et un Forfait « Mobilités Durables »
Est Ensemble lutte contre toutes les formes de discrimination et vise à diversifier ses recrutements.